Postup schvaľovania nového grantového programu, resp. výzvy

Projektový manažér (ďalej PM) predloží informácie o novom grantovom programe, resp. výzve (grantové pravidlá a iné) na schválenie správcovi. Po schválení správcom ich predloží na schválenie členovi správnej rady Nadácie VW SK (obvykle jej predseda). Po jeho schválení PM predloží grantový program/výzvu na schválenie správnej rade.

Zmenu grantového programu/výzvy, ktorá nemá vplyv na jeho charakter schvaľuje správca písomne.

Zmenu grantového programu/výzvy, ktorá má vplyv na jeho charakter schvaľuje správca a následne člen správnej rady.

Postup vyhlasovania a vyhodnocovania grantových programov, resp. výziev

PM vyhlási grantový program, resp. výzvu vzhľadom na schválený časový harmonogram obvyklým spôsobom (predovšetkým na internetovej a facebookovej stránke Nadácie, interných médiách a pod.).

Po uplynutí dátumu prijímania žiadostí ich PM spracuje (skontroluje formálnu stránku) a urobí poradie projektov podľa úrovne splnenia hodnotiacich kritérií uvedených v grantovom programe/výzve alebo na základných hodnotiacich kritérií projektu. Zoznam predvybraných projektov sa predloží na schválenie správcovi. Správca rozhodne o schválení/odmietnutí predvybratého projektu v súlade so stanovenými kritériami, resp. s kritériami grantového programu/výzvy.

Zoznam predvybraných projektov schválený správcom predloží PM hodnotiacej komisii, ktorá na svojom najbližšom zasadnutí rozhodne o schválení projektov.

Hodnotiaca komisia

Hodnotiaca komisia rozhoduje o podpore jednotlivých projektov v rámci grantového programu, resp. výziev.

Hodnotiaca komisia má troch členov. Členmi hodnotiacej komisie sú Správca Nadácie VW SK, člen Správnej rady Nadácie VW SK a člen Dozornej rady Nadácie VW SK, pričom predsedom hodnotiacej komisie je vždy Správca Nadácie VW SK, ktorý riadi zasadnutia hodnotiacej komisie.

Správna rada Nadácie VW SK zvolí spomedzi svojich členov člena hodnotiacej komisie a súčasne zvolí aj jeho náhradníka. Dozorná rada Nadácie VW SK zvolí spomedzi svojich členov člena hodnotiacej komisie a súčasne zvolí aj jeho náhradníka. Dôvodom na mimoriadnu zmenu člena hodnotiacej komisie môže byť ukončenie pôsobenia člena v Správnej rade Nadácie VW SK, resp. Dozornej rade Nadácie VW SK, resp. ak o ukončenie členstva v hodnotiacej komisii požiada jej člen písomne.

Do voľby nového člena hodnotiacej komisie túto funkciu vykonáva náhradník. Náhradník zastupuje člena hodnotiacej komisie i v prípade, ak sa tento zasadnutia hodnotiacej komisie z dôvodu dočasnej práceneschopnosti alebo pracovnej vyťaženosti nevie zúčastniť. Zasadnutia hodnotiacej komisie zvoláva predseda hodnotiacej komisie, vždy minimálne 5 kalendárnych dní vopred. Ak z akéhokoľvek dôvodu nemôže zvolať zasadnutie hodnotiacej komisie Správca Nadácie VW SK, môže jej zasadnutie zvolať ktorýkoľvek iný člen, resp. predseda môže zvolaním zasadnutia poveriť aj tretiu osobu, napr. PM. Hodnotiaca komisia zasadá vždy podľa potreby, spravidla raz za štvrťrok. Hodnotiaca komisia zasadá osobne, alebo online (napr. prostredníctvom videokonferencie alebo e-mailovej komunikácie).

Každý člen hodnotiacej komisie má jeden hlas. Hodnotiaca komisia rozhoduje nadpolovičnou väčšinou všetkých hlasov. Hodnotiaca komisia je uznášaniaschopná, ak sa na zasadnutí zúčastnia aspoň jej dvaja členovia hodnotiacej komisie.

V prípade účasti dvoch členov, ak na zasadnutí hodnotiacej komisie nie je prítomný jej predseda, sa vyžaduje súhlas oboch týchto členov. V prípade nezhody (nesúhlasu oboch členov) má rozhodujúci hlas predseda hodnotiacej komisie, za predpokladu, že sa zasadnutia zúčastnil.

Ak je predmetom zasadnutia hodnotiacej komisie posudzovanie projektu, ktorý si vyžaduje odborné znalosti, môže sa jej zasadnutia zúčastniť, na návrh predsedu hodnotiacej komisie, aj poradca, ktorý má len poradný hlas.

Hodnotiaca komisia rozhoduje na základe spracovaného prehľadu žiadostí, ktorý jej môže spravidla 5 dní pred zasadnutím hodnotiacej komisie predložiť PM.

Hodnotiaca komisia rozhoduje o schválení projektov na základe hlasovania v súlade s kritériami grantového programu/výzvy.

Členovia hodnotiacej komisie musia pri svojom rozhodovaní postupovať tak, aby ich rozhodovacia činnosť viedla k objektívnosti.

Hodnotiaca komisia rozhoduje o schválení projektov hlasovaním, pričom závery hlasovania sa premietnu do zápisnice. Obsahom zápisnice je priebeh zasadnutia a hlasovania a prílohou je zoznam finálne podporených projektov obsahujúci podpisy členov hodnotiacej komisie, ktorí sa na tomto zasadnutí zúčastnili, resp. jej prílohou je písomné stanovisko neprítomného člena hodnotiacej komisie, ak tento člen dal súhlas len slovne počas videokonferencie.

Zápisnicu z priebehu zasadnutia a hlasovania podpisuje zapisovateľ, ktorého si členovia hodnotiacej komisie zvolia spomedzi seba. V prípade potreby, môže byť zapisovateľom aj tretia osoba, napr. PM. Zápisnice grantového programu sú uchovávané v separátnom šanóne na obvyklom mieste.

Po vyhotovení zápisnice so zoznamom finálne podporených projektov, PM urobí všetky potrebné kroky k realizácií daných projektov – informuje obvyklým spôsobom jednotlivých žiadateľov o výsledku schvaľovacieho procesu, zverejní zoznam podporených projektov (internetová a facebooková stránka), pripraví potrebné zmluvné dokumenty a pod.

Postup schvaľovania zmien v schválenom projekte

V prípade, ak žiadateľ požiada o zmenu projektu, ktorá bude v súlade s projektovým zámerom (spravidla sa týka realizácie jednotlivých aktivít, časového harmonogramu, zmeny rozpočtu nad 10% a pod.), PM to schváli v najbližšej možnej dobe, s tým, že potvrdenie o schválení tejto zmeny priloží k originálu zmluvy.

V prípade, ak sa jedná o zmenu projektu mimo jeho schválený projektový zámer, PM pripraví podklad pre správcu (obsahuje výhody, možné riziká tohto rozhodnutia), ktorý rozhodne o jeho schválení resp. zamietnutí najneskôr do mesiaca od podania žiadosti.

Postup ukončenia schváleného projektu

Po ukončení projektu, je žiadateľ povinný vypracovať a zaslať záverečnú správu v zmysle uzavretej zmluvy. PM podklady prekontroluje a v prípade, ak nemá pripomienky, zmluvu uzavrie v zmysle podmienok platných v zmluve.

V prípade, ak zistí nezrovnalosti, bude ich od žiadateľa bezodkladne dopytovať. Po ich zaslaní PM podklady prekontroluje a v prípade, ak nemá pripomienky, zmluvu uzavrie.